Kunnanhallitus
Pöytäkirja 09.12.2024/Pykälä 216

Kunnanhallitus 09.12.2024 § 216  

262/00.03.01/2024  

Kunnanhallitus 04.12.2023 § 221 on hyväksynyt ja antanut Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan ohjeen. Lisäksi Kuntalain 39 §:n mukaisesti kunnanhallituksen tulee  huolehtia kunnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä.

Ohje määrittelee sisäisen valvonnan olevan kunnan ja sen palvelualueiden ja vastuualueiden toiminnan omaa valvontaa, joka on johdon tekemää tai johdon lukuun tehtyä. Näkökulmana sisäisessä valvonnassa on, millä keinoin ja tavoin johto varmistaa, että tavoitteet omalla palvelualueella, vastuualueella tai toimintayksikössä saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, resurssit käytetään tehokkaasti ja tuloksellisesti, omaisuus on turvattu ja johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista.

Sisäinen valvonta jakaantuu:

1. sisäiseen tarkkailuun

2. seurantaan ja

3. sisäiseen tarkastukseen

Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien asianmukainen hoitaminen hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille ja toimielimille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat tavoitteiden ja velvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus suoritetaan toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Sen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, resurssien käyttö ja tavoitteiden toteutuminen.

Sisäiselle valvonnalle on mielekästä asettaa vuosittain teemoja ja tavoitteita.

Suunnitelma: Tavoitteet ja painopisteet vuodelle 2024

• Hallinnollisen tietoturvan selvitys
  • Tavoitteena selvittää ja varmistaa tiedon eheyden, saatavuuden ja luottamuksellisuuden säilyminen ja varmistaa myös, että jatkuvuus ja toipumissuunnitelma on ajan tasalla.
  • Hallinnollinen tietoturva kattaa organisaation politiikat, menettelytavat ja hallintokäytännöt, jotka ovat välttämättömiä teknisten tietoturvatoimien tukemiseksi. Tämä varmistaa, että tietoturva on kattavaa ja johdonmukaista.
  • Selvitys auttaa määrittelemään selkeästi, kuka on vastuussa tietoturvasta ja mitkä ovat kunkin henkilön roolit ja vastuut. Tämä vähentää sekaannuksia ja parantaa tietoturvan hallintaa.
  • Selvityksen avulla voidaan varmistaa ja osoioittaa, että organisaatio noudattaa näitä vaatimuksia.
• Tietojärjestelmien käyttöoikeustarkastelu
  • Lainsäädännön noudattaminen: Kunnan toiminnalle on tiukat säädökset ja standardit, jotka edellyttävät käyttöoikeuksien säännöllistä tarkastelua. Näiden vaatimusten noudattaminen on välttämätöntä oikeudellisten seuraamusten välttämiseksi ja asiakkaiden tietosuojan varmistamiseksi. Tästä syystä on syytä tarkastella, että käyttäjien käyttöoikeudet ovat oikein mitoitetut.
  • Oikein hallitut käyttöoikeudet varmistavat, että kriittiset järjestelmät ja tiedot ovat käytettävissä oikeille henkilöille oikeaan aikaan, mikä on olennaista työntekimisen ja organisaation toiminnan jatkuvuuden kannalta.
  • Käyttöoikeustarkastelut auttavat tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä, jotka liittyvät tietojärjestelmien käyttöön. Tämä parantaa organisaation kykyä reagoida nopeasti ja tehokkaasti mahdollisiin uhkiin sekä ennalta ehkäisee käyttäjien mahdollisuutta väärinkäyttää oikeuksiaan.

Suunnitelma: Tavoitteet ja painopisteet vuodelle 2025

Kunnan ajoneuvokannan käytön ja kilometrikorvausten tarkastelu

• Perustelu ajoneuvokannan käytön tarkastelulle
  • Kunta on hankkinut ja on hankkimassa uusia sähköajoneuvoja
  • Ajoneuvojen käytön tarkastelu auttaa seuraamaan ja hallitsemaan ajoneuvojen käyttöön liittyviä kustannuksia, kuten polttoainekuluja, huoltokustannuksia ja vakuutusmaksuja. Tämä voi johtaa merkittäviin säästöihin kunnalle.
  • Tarkastelun avulla voidaan varmistaa, että ajoneuvoja käytetään tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tämä vähentää väärinkäytösten riskiä ja varmistaa, että ajoneuvot ovat käytössä silloin, kun niitä tarvitaan eniten.
  • Ajoneuvojen käytön tarkastelu auttaa varmistamaan, että kunta noudattaa kaikkia ajoneuvojen käyttöön liittyviä lakeja ja säädöksiä, kuten ajoneuvojen katsastuksia ja ajokorttivaatimuksia.
  • Kunnan ajoneuvoista on saatu alv-palautus, varmistetaan että henkilöstö ei käytä ajoneuvoja siten, että niiden alv-palautus vaarantuisi.
• Perustelu kilometrikorvausten käytön tarkastelulle
  • TP 2023 maksettuja kuljetus-matkustuspalveluita palkkahallinnon kautta oli n. -66 000 euroa (näistä toki ei kaikki km-korvauksia)
  • Tarkastelu auttaa varmistamaan, että kilometrikorvaukset maksetaan oikein ja perustellusti. Tämä voi estää liialliset tai perusteettomat korvaukset ja säästää kunnan varoja.
  • Tarkastelu auttaa tunnistamaan ja ehkäisemään mahdollisia väärinkäytöksiä, kuten liioiteltuja matkalaskuja tai perusteettomia korvausvaatimuksia.
  • Tarkastelu varmistaa, että kaikki työntekijät saavat oikeudenmukaiset ja yhdenmukaiset kilometrikorvaukset, mikä edistää tasa-arvoa ja tyytyväisyyttä työpaikalla.
• Ostolaskujen auditointi
  • Tarkastustoiminta sisältää esimerkiksi ostolaskujen toimittajahinnoittelun tarkistamista, tarvittaessa virheellisten arvonlisäverojen tai virheellisten maksujen oikaisumenettelyä (mm. väärä arvonlisäverolaskutus, virheellinen toimittajahinnoittelu, liikamaksut, kaksoislaskutukset, järjestelmävirheet, skannausvirheet tai muu havaittu virheellisyys), verottajalta haettavien arvonlisäverojen palautusten laadinta sekä korjausmuutosten raportointi ja raportointi virheisiin johtaneista tekijöistä.
  • ?Tarkastus tehdään yhteistyössä palveluntuottajan kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Toni Leppänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus
1. hyväksyy sisäisen valvonnan painopisteet ja suunnitelman vuosille 2024 ja 2025
2. ohjeistaa toimielimiä raportoimaan sisäisestä valvonnasta ja siinä havaituista mahollisista poikkeamista.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.

Jakelu Kunnanjohtaja

 Palvelualuejohtajat

 Controller