Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.09.2023/Pykälä 155

Tekninen lautakunta 21.03.2023 § 31 

Ruoveden kunnanhallitus on 6.7.2021 §24 kokouksessaan kiinteistöpäällikön virkavaalin yhteydessä päättänyt, että teknisen osaston tulee teettää henkilöstöselvitys ennen vakituisen viran täyttämistä. Henkilöstöselvitystä on tehty nyt kevään 2023 aikana. Teknisen johtajan saaman alustavan henkilöstöselvitystä koskevan palautteen mukaan nykyinen henkilöstövahvuus tarvitaan eikä henkilöstön vähentämiseen ei näy perusteita. Myös henkilöstövajeen kautta syntynyt työvelka näkyy ja tehtävien järkevöittämistä kaivataan. Lisäksi tuleviin eläköitymisiin tulisi varautua. Myös tehtävänkuvien läpikäyminen suhteessa hallintosääntöön on saatujen tulosten mukaan noussut esiin.

Teknisellä osastolla toimistotehtävien hoito on tällä hetkellä osastosihteerin, lupasihteerin, määräaikaisen toimistosihteerin sekä osa-aikaisen kanslistin tehtävänä. Lupasihteerin toimi on tällä hetkellä täyttämättä, sillä toimessa ollut lupasihteeri on päättänyt työsuhteensa 14.3.2023. Koska tehtäviä joudutaan nyt tilapäisjärjestelemään, on tässä hetkessä hyvä myös tarkentaa tehtävien jakautumista ja tehtävänkuvien sekä roolien sisältöä.

Teknisellä osastolla yhtenä työtä kuormittavana kohtana ovat tehtävät, joissa osasto- tai lupasihteeri valmistelee asian, viranhaltija tekee päätöksen ja osastosihteeri taas toimeenpanee ja tiedottaa tehdystä päätöksestä. Tehtäviä sujuvoittaisi se, että asian käsittely pysyisi yhdellä ja samalla henkilöllä silloin, kun tehtävä ei esim. vaadi erityisosaamista. Tällaisia nyt voimassa olevaan hallintosääntöön kirjattuja tehtäviä, joita virassa oleva hallintosihteeri voisi tehdä ovat mm. vesilaitoksen käyttömaksujen maksuunpano ja kunnan osoitejärjestelmästä vastaaminen. Koska tehtävät kuitenkin edellyttävät julkisen vallan käyttöä, on tehtävien hoitaminen viranhaltijan tehtävä.

Viran hakuilmoituksessa on mahdollisuus asettaa kelpoisuusvaatimusten lisäksi lisämääritteitä, jotka yleensä luonnehtivat hakijan soveltuvuutta kyseiseen tehtävään.

Toimessa olevia tai siihen otettua työntekijää ei voida siirtää virkaan, joten virka laitetaan avoimeen hakuun. 

Teknisen hallinnon toimistotehtäviin liittyvän viran perustaminen on ajankohtainen nyt ennen vakituisen lupasihteerin palkkaamista. Uuden viran täytön jälkeen on perusteltua tarkastella miltä osin osastosihteerin lupasihteerin ja kanslistin tehtäviä voidaan järkevöittää ja mahdollisesti myös yhdistää. Näin myös syntyvät kustannukset pysyvät budjetoitujen palkkakustannusten mukaisina.

Hallintosäännön 36 §:n mukaan virkojen perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää valtuusto.

Esittelijä Tekninen johtaja Marja Rantanen

Päätösehdotus Tekninen lautakunta esittää hallitukselle ja edelleen valtuustolle, että 
1. Tekniseen toimeen perustetaan 1.6.2023 alkaen hallintosihteerin virka ja myöntää täyttöluvan 1.6.2023 alkaen.
2. Hallintosihteerin viran kelpoisuusvaatimuksena on virkaan soveltuva korkeakoulututkinto (tradenomi, ekonomi) sekä riittävä perehtyneisyys ja kokemus kunnallishallintoon sekä teknisen toimen tehtäviin.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin esityksen mukaisesti

Jakelu  

Kunnanhallitus 25.09.2023 § 155  

67/01.01.00/2023  

Tekninen osasto on keväällä hakenut hallintosihteerin viran perustamista. Asiasta hallitus on pariin otteeseen keskustellut muissa asioissa, sen jälkeen kun asiaa ei otettu lisälistalla hallituksen käsittelyyn.

Virkasuhde on julkisoikeudellinen palvelussuhde, jota koskevat päätökset ovat kuntalain ja hyvinvointialuelain mukaisia valituskelpoisia hallintopäätöksiä.

Tehtävät, joissa käytetään osaksikin julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa, eli niitä varten on perustettava virka. Muunlaisia tehtäviä tekevä henkilöstö palkataan työsuhteeseen. Kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain mukaan sellainen virkasuhde, jossa ei enää käytetä julkista valtaa, voidaan muuttaa työsuhteeksi.

Hallintosihteerille ehdottu maksujen täytäntöönpano ei vaadi virkaa. Lisäksi sihteeri voi valmistella osoitejärjestelmään liittyvät asiat, jolloin tämä helpottaa huomattavasti päättävän viranhaltijan työtä. Tältä osin on huomioitava, että tässä kokouksessa on käsittelyssä lupavalmistelua hoitavan toimistosihteerin (ns. lupasihteeri) työsuhteen täyttölupa, jonka tehtävänkuvassa on vastaavia tehtäviä. Kyseinen asia on käsitelty aiemmin pykälällä 154.

Esittelijä Kunnanjohtaja Toni Leppänen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että se ei esitä valtuustolle teknisen hallintosihteerin virkaa edellä mainituilla perusteilla.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.