Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 10.05.2022/Pykälä 17

Kunnanhallitus 01.02.2022 § 267 

Kuntalain (410/2015) 107 §:n mukaan toimielimen kokouksesta ja päätöksistä on laadittava pöytäkirja. Kuntalaissa ei kuitenkaan säädetä pöytäkirjan sisällöstä, vaan kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset pöytäkirjan sisällöstä, allekirjoittamisesta ja tarkastamisesta.

Ruoveden kunnan hallintosäännön 146 §:n Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.

 Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 16 §:n mukaan päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa sähköisesti, ellei muussa laissa toisin säädetä. Päätösasiakirjan sähköisille allekirjoituksille asetetaan laissa laadullisia vaatimuksia.Viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja joko eIDAS -asetuksessa määritellyllä kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistautua. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistamista ja eheydellä asiakirjan muuttumattomuutta.

Sähköinen allekirjoitus eIDAS -asetuksessa eli Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 910/2014 (EUR-Lex) sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta, säädetään jäsenvaltioiden rajat ylittävästä sähköisestä tunnistamisesta, tunnistamisen varmuustasoista sekä luottamuspalveluista. Sähköinen allekirjoituksen luomiseen tarkoitetut palvelut ovat yksi ryhmä asetuksen tarkoittamista luottamuspalveluista. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan eIDAS -asetuksessa sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon ja jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen. Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköistä allekirjoitusta, joka täyttää eIDAS -asetuksen 26 artiklassa säädetyt vaatimukset eli:

1. Se liittyy yksilöivästi allekirjoittajaansa.

2. Sillä voidaan yksilöidä allekirjoittaja.

3. Se on luotu käyttäen sähköisen allekirjoituksen luontitietoja, joita allekirjoittaja voi korkealla varmuustasolla käyttää yksinomaisessa valvonnassaan; sekä

4. Se on liitetty sillä allekirjoitettuun tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita.

Kunnan tulee allekirjoituspalvelua hankkiessaan varmistaa, että allekirjoituspalvelu täyttää sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 16 §:ssä asetettuja laatuvaatimuksia. Dynastyssa käytetty järjestelmäallekirjoitus täyttää vaatimuksen allekirjoituksen kiistämättömyydestä ja se on eIDAS-asetuksen mukainen sähköinen allekirjoitus. Järjestelmän sisältä nähdään kuka allekirjoitti, milloin ja mitä. Allekirjoitettu tiedosto on muunnettu muuttamattomaan tiedostomuotoon, ja järjestelmä estää tiedoston muuttamisen.

Innofactor Allekirjoituspalvelu on selaimella käytettävä SaaS-palvelu, jossa voi tehdä kehittyneitä ja hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia. Allekirjoituspalvelu sopii sekä sisäisiin että kolmannen osapuolien allekirjoitusta vaativiin ulkoisiin sähköisiin allekirjoituksiin. Innofactor Allekirjoituspalvelussa voidaan allekirjoittaa Dynastyn viranhaltijapäätökset, asiakirjahallinnan yleisasiakirjat, kokoushallinnan pöytäkirjat ja sopimushallinnan sopimukset.

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevan yleisohjeen mukaan kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätös voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti. Kirjanpitolautakunta suosittelee lausunnossaan KILA 1899/2012, että allekirjoittaja tunnistetaan vahvasti allekirjoittamisen yhteydessä. Vahvoja sähköisiä tunnistuskeinoja ovat pankkien verkkopankkitunnukset, teleyritysten mobiilivarmenteet, Digi- ja väestötietoviraston kansalaisvarmenne poliisin myöntämällä henkilökortilla ja eräät muut tunnistusvarmenteet sekä erilaisilla organisaatiokorteilla rekisteröidyt tunnistuspalvelut.

Dynastyn kehittyneen sähköisen allekirjoituksen organisaatiokohtainen SaaS-hinnoittelu perustuu kunnan kokoon. Hinta sisältää ohjelmiston käyttöoikeuden, ylläpidon, palvelimeen liittyvät kustannukset ja maksimissaan 1000 asiakirjan allekirjoituksen vuodessa. Innofactor Allekirjoituspalvelun hinta Dynastyssa tuotettavien asiakirjojen sähköiseen allekirjoitukseen on 249 eur/kk. Kustannukset jyvitetään lautakuntien, hallituksen ja valtuuston kesken eli tekee kuukaudessa noin 50 euroa per toimielin. Lisäksi Innofactor hankkii asiakkaan puolesta Suomi.fi-tunnistuksessa tarvittavan varmenteen (sertifikaatti), jonka kustannus on noin 200 eur/vuosi ja yksi tunti työtä/vuosi (á 131 eur). Innofactor laskuttaa tämän kulun asiakkaalta. Käyttöönotto maksaa asennuksineen ja koulutuksineen kertahinta 1366 euroa.

 Liitteet

-          tarjous Ruoveden kunnalle 24.1.2022 (luottamuksellinen tarjous Ruoveden kunnalle, ei julkinen tiedosto)

Lisätiedot: va. hallintojohtaja Maija Sieppi, p. 044 787 1301, etunimi.sukunimi@ruovesi.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Eeva Viitanen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1. että kunnanhallituksen pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti ja myös kunnanhallituksen alaiset viranhaltijapäätökset voidaan allekirjoittaa sähköisesti 1.3.2022 lukien;
2. esittää kunnanvaltuustolle, että valtuuston pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti 1.3.2022 lukien;
3. esittää lautakunnille, että lautakunnat ottavat myös käyttöön pöytäkirjan sähköisen allekirjoittamisen 1.3.2022 lukien ja
4. että sähköiseen allekirjoittamiseen hyväksytään Innofactorin Dynastyyn tarjoama Allekirjoitus-palvelu joka on käyttökustannuksiltaan edullinen ja täyttää sähköisen allekirjoittamisen edellytykset ja lain vaatimukset (249 euroa kuukausi + Suomi.fi tunnistuksen sertifikaatin hankinta á 331 euroa + käyttöönottokustannukset).

Käsittely Merkitään pöytäkirjaan, että va. hallintojohtaja Maija Sieppi esitteli asiaa klo 19:50, jonka jälkeen käytiin keskustelua.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.

Ote jatkokäsittelyyn kunnanvaltuustoon + lautakuntiin

Valtuusto 07.02.2022 § 6 

Lisätiedot: va. hallintojohtaja Maija Sieppi, p. 044 787 1301, etunimi.sukunimi@ruovesi.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Eeva Viitanen

Päätösehdotus  Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle, että valtuuston pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti 1.3.2022 lukien.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin keskustelun jälkeen.

ote tied. johtoryhmä, asianhalintasihteeri, lautakuntiin käsittelyyn

Tekninen lautakunta 10.05.2022 § 18  

10/00.01.05/2022  

Kunnanhallitus on kokouksessaan 1.2.2022 § 267 päättänyt esittää lautakunnille, että lautakunnat ottavat käyttöön pöytäkirjan sähköisen allekirjoittamisen 1.3.2022 alkaen. 

Esittelijä vs. Tekninen johtaja Stefan Hirvelä

Päätösehdotus Tekninen lautakunta päättää hyväksyä kunnanhallituksen ehdotuksen ja päättää ottaa käyttöön teknisen lautakunnan pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen 1.3.2022 alkaen. Teknisen lautakunnan alaiset viranhaltijapäätökset voidaan myös allekirjoittaa sähköisesti 1.3.2022 lukien.

Päätös Tekninen lautakunta päättää hyväksyä kunnanhallituksen ehdotuksen ja päättää ottaa käyttöön teknisen lautakunnan pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen heti, kun se on mahdollista. Teknisen lautakunnan alaiset viranhaltijapäätökset voidaan allekirjoittaa sähköisesti 1.3.2022 lukien.